Informationspflicht nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO für den Einsatz von Videokonferenztools und Onlineplattformen

Videokonferenztools

1.1 Datenverarbeitung

Für die Kommunikation mit unseren Teilnehmer:innen setzen wir unter anderen Online-Konferenz-Tools ein. Die im Einzelnen von uns genutzten Tools sind unten aufgelistet. Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und dem Anbieter des jeweiligen Konferenz-Tools erfasst und verarbeitet.

Die Konferenz-Tools erfassen dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools bereitstellen/einsetzen (E-Mail-Adresse und/oder Ihre Telefonnummer). Ferner verarbeiten die Konferenz-Tools die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer:innen und sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten).

Des Weiteren verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der Online-Kommunikation erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher sowie die Art der Verbindung.

Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt werden, werden diese ebenfalls auf den Servern der Tool-Anbieter gespeichert. Zu solchen Inhalten zählen insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/ Sofortnachrichten, Voicemails hochgeladene Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.

Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Konferenztools entnehmen Sie den Datenschutzerklärungen der jeweils eingesetzten Tools, die wir unter diesem Text aufgeführt haben. 

1.2 Zweck der Rechtsgrundlagen

Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit angehenden oder bestehenden Vertragspartner:innen zu kommunizieren oder bestimmte Leistungen gegenüber unseren Teilnehmer:innen anzubieten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen (berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt der Einsatz der betreffenden Tools auf Grundlage dieser Einwilligung; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. 

1.3 Speicherdauer

Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreiber:innen der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreiber:innen der Konferenz-Tools.

1.4 Eingesetzte Videokonferenztools

Zoom

Wir nutzen Zoom. Anbieter dieses Dienstes ist die Zoom Communications Inc., San Jose, 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Zoom: https://zoom.us/de-de/privacy.html.

Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: https://zoom.us/de-de/privacy.html.

Abschluss eines Vertrags über Auftragsverarbeitung

Wir betreiben die Videokonferenzsoftware zoom über die in Deutschland ansässige, und nach §6 TKG bei der BNetzA als Betreiber öffentlich zugänglicher Telekommunikationsdienste gemeldete Firma Connect4Video (C4V). Alle Meeting Daten werden über Deutsche Server verarbeitet und
grundsätzlich verschlüsselt übertragen.

Mit der Firma Connect4Video wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen:
Connect4Video GmbH
Niebelungenstraße 28
65428 Rüsselsheim

Microsoft Teams

Wir nutzen Microsoft Teams. Anbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Microsoft Teams: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Abschluss eines Vertrags über Auftragsverarbeitung

Wir haben mit dem Anbieter von Microsoft Teams einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen und setzen die strengen Vorgaben der deutschen Datenschutzbehörden bei der Nutzung von Microsoft Teams vollständig um.

OpenSlides

Wenn Sie mit uns über OpenSlides kommunizieren, werden alle mit diesem Kommunikationsvorgang verbundenen Daten ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union bzw. einem datenschutzrechtlich sicheren Drittstatt verarbeitet.

Abschluss eines Vertrags über Auftragsverarbeitung

Wir haben mit dem Hoster des Dienstes einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen und setzen die strengen Vorgaben der deutschen Datenschutzbehörden bei der Nutzung von OpenSlides vollständig um.

2 Aufzeichnung von Videokonferenzen

Es besteht die Möglichkeit das Online-Meeting aufzuzeichnen. Dies dient dem Zweck, um Ihnen das Onlinemeeting im Nachgang zur Verfügung zu stellen und die Inhalte aus dem Meeting für die Nachbereitung einzusehen. Für die Aufzeichnung benötigen wir Ihre Einwilligung. Sie können zu Beginn des Meetings entscheiden, ob die Aufzeichnung erfolgen darf oder nicht. Ihre Einwilligung wird in Videoform gespeichert. In der Aufzeichnung werden Ihr Name, der Inhalt des Gesprächs und der geteilten Bildschirminhalte verarbeitet und gespeichert.

Die Verarbeitung der Daten beruht auf einer freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Der Betroffene kann die Einwilligung jederzeit durch eine formlose Mitteilung widerrufen. Bereits getätigte Verarbeitungen bleiben vom Widerruf unberührt.

Die Inhalte des Videos verbleiben intern.

Die Aufzeichnungen werden bis zu Ihrem Widerruf gespeichert.